Order Management: ¿Qué es y cómo funciona?

El “Order Management” En el mundo empresarial actual, se ha convertido en un pilar fundamental para garantizar la eficacia operativa y la satisfacción del cliente. Esta práctica íntegra es crucial para mantener la promesa de servicio y calidad hacia los consumidores.

El Order Management, no solo implica la captura y procesamiento de pedidos, sino que también involucra la coordinación de diversas operaciones, desde la logística y el inventario hasta la entrega y la atención al cliente.

En este artículo, te explicaremos en detalle qué es la Gestión de Pedidos y cómo funciona en el ámbito empresarial.

¿Qué es Order Management?

La Gestión de Pedidos, conocida en inglés como “Order Management”. Es un proceso integral de recepción, procesamiento, seguimiento y cumplimiento de pedidos de productos o servicios en una empresa. Es una parte fundamental de las operaciones comerciales que abarca desde el momento en que se realiza un pedido hasta su entrega al cliente.

Estos sistemas permiten a las empresas centralizar y controlar todos los aspectos del flujo de pedidos, desde la interacción inicial con el cliente hasta la entrega del producto o servicio. Además, facilitan la integración con sistemas de inventario, de facturación y de seguimiento, proporcionando una visión integral de las operaciones de ventas.

Esta práctica empresarial que busca garantizar que los pedidos se procesen eficientemente. Desde su recepción hasta la entrega, asegurando la satisfacción del cliente y el cumplimiento efectivo de las demandas del mercado.

¿Cómo funciona?

Las funciones principales de un sistema de Gestión de Pedidos (Order Management) incluyen una serie de actividades clave que coordinan y controlan el flujo de pedidos.

Asimismo,estas funciones garantizan la eficiencia en el procesamiento de pedidos y la satisfacción del cliente. Algunas de las funciones más importantes son:

1. Captura de pedidos: Registración y entrada de órdenes provenientes de varios canales de venta, como por ejemplo,tiendas en línea, puntos de venta físicos o pedidos por teléfono.

2. Procesamiento de pedidos: Verificación, validación y procesamiento de los pedidos. Esto incluye la verificación de la disponibilidad de productos, la comprobación de datos del cliente y la asignación de recursos necesarios para el cumplimiento del pedido.

3. Gestión de inventario: Coordinación con sistemas de inventario para garantizar que los productos estén disponibles, así como para monitorear y controlar el nivel de existencias.

4. Logística y envío: Organización de la preparación y el envío de productos, selección del método de envío, generación de etiquetas de envío y coordinación con servicios de mensajería o transporte.

5. Seguimiento de pedidos: Monitoreo y seguimiento continuo del estado de los pedidos, desde su preparación hasta su entrega final al cliente.

6. Gestión de devoluciones: Manejo de devoluciones o cambios de productos, asegurando procesos claros y eficientes para satisfacer las necesidades del cliente.

7. Interacción con el cliente: Proporciona información actualizada sobre el estado de los pedidos, notificaciones de envío y atención al cliente en caso de consultas o problemas.

8. Integración de sistemas: Conexión con otros sistemas internos, como por ejemplo, sistemas de facturación, CRM (Customer Relationship Management) y sistemas de gestión de almacenes, para garantizar una visión global y coherente de la cadena de suministro.

10 Beneficios de un Order Management 

1. Eficiencia operativa: Mejora la eficiencia al automatizar procesos manuales, reduciendo errores y agilizando la gestión de pedidos, desde su captura hasta la entrega.

2. Satisfacción del cliente: Proporciona un seguimiento preciso de los pedidos, notificaciones de estado y entrega puntual, lo que incrementa la satisfacción del cliente al ofrecer una experiencia sin contratiempos.

3. Gestión de inventario precisa: Permite un control en tiempo real del stock, evitando la falta de existencias o la sobreventa, mejorando la gestión de inventario.

4. Mayor visibilidad y control: Proporciona una visión global y en tiempo real de todas las operaciones relacionadas con los pedidos.

5. Reducción de costos y errores: Minimiza errores manuales, reduce gastos operativos y elimina problemas de procesamiento de pedidos, lo que conlleva una disminución de costos.

6. Optimización de procesos de envío y logística: Mejora la eficiencia logística, permitiendo la selección de los mejores métodos de envío y la optimización de rutas de entrega.

7. Facilidad para manejar devoluciones: Ofrece procesos claros y eficientes para gestionar devoluciones o cambios de productos, manteniendo una atención efectiva al cliente.

8. Escalabilidad y adaptabilidad: Es flexible y escalable, permitiendo ajustarse a las necesidades cambiantes y a un mayor volumen de pedidos a medida que la empresa crece.

9. Análisis y toma de decisiones: Proporciona datos detallados para analizar el rendimiento de los pedidos, permitiendo tomar decisiones estratégicas basadas en información concreta.

10. Mejora la productividad del personal: Al automatizar tareas repetitivas y eliminar la necesidad de procesos manuales, permite que el personal se enfoque en actividades de mayor valor añadido.

7 Software Order Management System

Existen varias opciones de software de gestión de pedidos en el mercado. Aquí te presento una lista con siete soluciones reconocidas:

1. SAP S/4HANA: Ofrece soluciones integrales de gestión empresarial que incluyen módulos de gestión de pedidos. Proporciona una visión en tiempo real de las operaciones comerciales.

2. Oracle NetSuite: Ofrece una plataforma de gestión empresarial en la nube que incluye funcionalidades de gestión de pedidos para diversas industrias.

3. Microsoft Dynamics 365: Proporciona herramientas de gestión de pedidos como parte de su suite de aplicaciones empresariales, permitiendo una integración efectiva con otras soluciones de Microsoft.

4. Zoho Inventory: Es un software de gestión de pedidos y control de inventario en línea, que incluye seguimiento de pedidos, automatización y notificaciones en tiempo real.

5. TradeGecko: Ofrece una plataforma de gestión de pedidos en la nube, con funcionalidades que permiten el control de inventario, pedidos y gestión de clientes.

6. ShipStation: Se enfoca en la gestión de envíos y pedidos, permitiendo la integración con múltiples canales de ventas y servicios de logística.

7. Brightpearl: Es un software que integra múltiples aspectos comerciales, incluyendo gestión de pedidos, inventario, finanzas y CRM, en una sola plataforma.

Estas soluciones de software ofrecen funcionalidades variadas y adaptadas a las necesidades específicas de las empresas. Ya sea, gestión de pedidos, inventario, envíos y otros aspectos relacionados con la cadena de suministro. Es importante evaluar las necesidades específicas de la empresa antes de seleccionar la solución más adecuada

Consideraciones al implementarlo

Al implementar un Sistema de Gestión de Pedidos (OMS) en una empresa, es fundamental considerar una serie de aspectos clave para asegurar una integración exitosa y aprovechar al máximo los beneficios del sistema. Estas son algunas consideraciones:

1. Definir objetivos claros: Establecer objetivos específicos que se esperan lograr con la implementación de la OMS. Como mejorar la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente o la gestión de inventario.

2. Evaluar la infraestructura : Comprobar la compatibilidad de la OMS con la infraestructura y sistemas de la empresa, así como su capacidad de integración con aplicaciones y sistemas existentes.

3. Capacitación del personal: Proporcionar una formación adecuada para que el equipo comprenda y utilice eficazmente el nuevo sistema, asegurando una transición suave y efectiva.

4. Adaptabilidad y personalización: Elegir un sistema que pueda adaptarse a las necesidades específicas de la empresa, permitiendo personalizaciones y ajustes según sea necesario.

5. Seguridad de datos: Asegurarse de que el sistema garantice la protección de los datos sensibles y cumpla con los estándares de seguridad de la empresa.

6. Estrategia de implementación escalonada: Considerar la implementación gradual por fases o etapas, permitiendo una transición más fluida y la identificación temprana de posibles problemas.

7. Medición y seguimiento: Establecer métricas clave para evaluar el rendimiento del sistema, permitiendo ajustes y mejoras continuas a lo largo del tiempo.

8. Soporte técnico y actualizaciones: Contar con un plan de soporte técnico y mantener el sistema actualizado con las últimas versiones y funcionalidades.

9. Gestión del cambio: Preparar a los empleados para el cambio y comunicar claramente los beneficios del nuevo sistema, abordando posibles resistencias al cambio.

Importancia de tener Order Management 

La importancia de contar con (OMS) radica en su capacidad para optimizar y coordinar eficientemente todas las etapas del ciclo de vida de los pedidos de una empresa. Algunos aspectos fundamentales que subrayan su relevancia son:

1. Eficiencia operativa: Automatiza y agiliza los procesos de gestión de pedidos, reduciendo errores manuales y tiempos de procesamiento, lo que permite una operación más eficiente.

2. Experiencia del cliente: Proporciona información en tiempo real sobre el estado de los pedidos, ofreciendo transparencia y seguimiento detallado, lo que mejora la satisfacción del cliente.

3. Gestión de inventario precisa: Coordina con sistemas de inventario, asegurando una visión actualizada del stock, evitando la falta o el exceso de existencias.

4. Optimización de costos: Reduce errores, minimiza gastos operativos y mejora la eficiencia en toda la cadena de suministro, lo que lleva a una reducción de costos.

5. Toma de decisiones basada en datos: Proporciona análisis detallados del rendimiento de los pedidos, permitiendo tomar decisiones estratégicas informadas.

6. Escalabilidad y adaptabilidad: Se adapta a las necesidades cambiantes de una empresa en crecimiento, permitiendo manejar un mayor volumen de pedidos y nuevos requerimientos.

7. Reducción de errores y retrabajos: Minimiza errores manuales y retrabajos, lo que conlleva una mayor precisión en el procesamiento de pedidos.

La gestión efectiva de pedidos es un pilar fundamental en cualquier empresa. La implementación de un Sistema de Gestión de Pedidos (OMS) no solo optimiza la eficiencia operativa. Sino que también mejora la experiencia del cliente al ofrecer transparencia, seguimiento detallado y cumplimiento puntual de los pedidos.

Si tienes alguna duda o necesitas ayuda, en Kiwop estamos dispuestos a ayudarte. Somos expertos en marketing digital y desarrollo web. ¡Contactanos!